ウェブサイトの更新、管理をスムースに。「CMS」とは?

煩雑になりがちなウェブサイトの管理

ウェブサイト(ホームページ)は、HTMLファイルをサーバに設置することで公開されます。このため、HTMLファイルそのものを作成・編集して情報の追加や更新が行われているウェブサイトも多くあることと思います。
このような管理では、1箇所を変更したい場合でも複数のファイルを編集する必要があったり、同じ作業の繰り返しが発生したり効率が悪いこともあります。複数の担当者でサイト運営をしていると、ページが先祖返りしてしまうなんて事態も起きかねません。

そこで別の手段として、CMSと呼ばれるツールが多く利用されています。

CMSとは?

CMSは "Contents Management System" の略です。ウェブサイトのコンテンツ(内容)を管理するためのしくみです。

CMSにはひとつのウェブサイトを管理できる簡易的なものから、複数のウェブサイトをまとめて管理できるものまでさまざまなものがあります。さらに文字情報だけではなく、画像や動画、PDFファイルなども管理することができます。ウェブサイトをまるごと管理できるところもCMSの便利なところです。もちろんウェブサイトの特定のコンテンツに絞って利用することも可能です。

コンテンツ(内容)を追加・編集する際、ウェブサイトの閲覧に利用されているウェブブラウザから行うものが多くなっています。これによってインターネットに接続したウェブブラウザさえあれば、いつでもどこでも作業ができるというのもメリットのひとつとなっています。専用のアプリケーションソフトウェアが用意されているものや、スマートフォンアプリが利用できるものもあります。

また、CMSの形態としてはサービスとして提供されているもの、ウェブサーバ上に設置するものなどさまざまなものがあります。サービスの場合はサービスを利用するための費用が発生しますし、設置型のものはライセンス費用が発生するものがあります。CMSの種類については別の機会にあらためて紹介できればと思います。

登録されているコンテンツは、CMS内でコンテンツの種類ごとに分類されて、利用者が編集したいものにアクセスしやすく表示されます。

CMSの利用に適したコンテンツ

CMSの中には特定の業界向けに特化したものも多く、ご利用される方の要件にマッチしたものを選ぶ必要があります。

この記事では、一般的(汎用的)なCMSで管理することに適したコンテンツ、そうではないコンテンツを紹介したいと思います。導入の際、まずは部分的なコンテンツを管理するようにし、他のコンテンツについては運用していく中でCMSに組み込むかどうかを判断するという方法でもよいかと思います。

株式会社パンセのニュースページ

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頻繁に更新されるコンテンツ

上の画像のようなニュースページやお客様へのお知らせ、イベント・セミナー実施レポートなど、随時追加したり更新を行うコンテンツは特にCMS上での管理に適したコンテンツといえます。追加・更新した最新情報をウェブサイトのトップページに自動で反映することも可能です。

フォーマットが固定されているコンテンツ

CMSを使う場合、登録するコンテンツのフォーマット(形式)はあらかじめ設定しておいたもので固定されることになります。難しい言い方になってしまいましたが、下記の実例をご覧いただくとわかりやすいかと思います。

  • FAQ: いわゆる「よくあるご質問」コーナーです。質問事項と回答内容をセットで登録していくのが典型的なため、フォーマットが固定されているわかりやすい例となります。
  • 製品情報: 製品の紹介ページです。製品の写真や図版、説明など決まった項目を登録するため、固定されたコンテンツと言えます。個々の製品情報を登録していくと、製品一覧ページも作成されます。
  • 飲食店のメニュー: 写真と商品の説明という固定されたコンテンツで登録してきます。メニューカテゴリなどを追加してわかりやすく見せることもできます。

CMSで管理しなくてもよいコンテンツ

一度作成したら更新しないコンテンツやイレギュラーな情報を頻繁に更新するコンテンツはあまりCMSでの管理に向いているとは言えません。

たとえばキャンペーン実施の際に作成するランディングページは公開後に更新されることは多くありません。また、キャンペーンごとにコンテンツが異なる場合も多く、CMSでの管理が難しいコンテンツといえるでしょう。

また、企業のIR情報や、製品の仕様書など表組や図表が多用されるコンテンツは一度作成したら更新する頻度は高くないもののため、CMSでの管理に向かない場合もあります。細かい表組みの内容をウェブブラウザ上で編集することも間違いの原因になるため、Excelなどの専用ソフトウェアで作成したものをPDF化して掲載する方法があります。プレスリリースも同様に、PDFで作成した方が効率的かつ間違いを防ぐことにもつながります。ところがPDFはソーシャル拡散時に内容の一部を共有することが難しいこともあって、ソーシャルで情報の拡散をねらいたい場合はCMS上にテキスト情報として登録することを検討してもよいかもしれません。

これらCMS向きではないとしたコンテンツも、ファイルやページとしてCMS内に登録しておくと、管理の面では利便性を高められることもあるため、導入に際してはじっくり検討してみてください。

まとめ

コンテンツの性質により向き・不向きもありますが、どのCMSを利用するか、管理方法をどのようにするかを設計段階で入念に検討しておくことが、ウェブサイト運用の効率化につながります。

ウェブサイトのコンテンツは業種などによっても様々で、決まったパターンというものはありません。ウェブサイトの運営でお困りの方、CMSに興味を持たれた方は、ぜひお気軽ご相談ください。御社のコンテンツにマッチした利用方法を提案いたします。

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