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打ち合わせアポをスムーズに!ビジネスで使える日程調整ツール4選

打ち合わせアポをスムーズに!ビジネスで使える日程調整ツール4選 イメージ画像

よいビジネスにはよいコミュニケーションが不可欠ですよね。昨今ではSlackなど、非同期コミュニケーションを取るための素晴らしいツールが揃っています。彼らのおかげで時間も場所も選ばずに、仕事をしやすくなりました。

しかし、密なコミュニケーションのためには、直接言葉を交わす「対面コミュニケーション」がまだまだ必要なことも事実です。「会話のテンポ」や「表情の微妙な変化」は、同じタイミングで同じ時間を共有していないとわからないですよね。
対面コミュニケーションはまず「お互いに時間を合わせる」ことから始まりますが、出鼻をくじいてくるこの感じ。この「時間を合わせる」というのはなかなか非生産的で、面倒です……。

そこで今回は、ビジネスの打ち合わせのアポイントメントを取るのに役立つツールをご紹介します!

目次

1. 誰でも、無料で、今すぐ使える「以下の日程でご都合いかがでしょうかメーカー」

こちらは@shoshirasakaさんが作成されたwebアプリです。
お使いのブラウザでhttps://shirasaka.tv/ikano/を開くだけで、誰でも、無料で、今すぐ使うことが可能です!
使い方も至ってシンプルで、

  1. 希望の日付を選択する
  2. 希望の時間帯を選択する

を繰り返し行い、テキストをコピーしてメールやSlackなどに貼り付けるだけ。
シンプルだからこそデバイスやOSを問わず、すぐにサッと使える、とても汎用的でありがたいツールですね!

 

2. Chrome拡張機能として動作するAI-Eメールアシスタント Notia

次にご紹介するのは「AI-Eメールアシスタント」と謳われているNotiaです。
その説明の通りNotiaにはEメールに関して

  • 日程調整ツール
  • 優先対応すべきメールの特定
  • 相手の開封タイミングや返信時間の分析
  • Slack連携

と幾つかの機能を備えており、日程調整はそのうちの1つという位置づけになっています。
Notiaも「以下の日程でご都合いかがでしょうかメーカー」と同じく、テキストを自動で起こしてくれるタイプです。
使用するにはGoogle Chromeの拡張機能としてインストールし、Googleアカウントと連携するだけ。

実際の使い心地は以下の動画のような感じです!

3. 相手にURLを送るだけ!無料で始めれられるHubSpotのミーティングツール

次にご紹介するのはHubSpotのミーティングツールです。
今までのツールとは異なり、ここからは「相手に専用ページURLを送る」という方式になります。

  • 「HubSpotだと有料なのでは?」
  • 「HubSpotってMA(マーケティングオートメーション)ツールじゃないの?」

と思われがちですが、実はHubSpotはMAだけでなくCRM(顧客管理)やSFA(営業支援)機能も備えた統合プラットフォームであり、これらの機能がいずれも無料から始めることができます!

SFA機能の1つがミーティングツールで、もちろんこれも無料で使用することが可能です。

サインアップ後に開かれるHubSpotポータル画面から [セールス]→[ミーティング] と遷移し、右上のボタンからミーティングページの設定を行います(私は既に作成しているため、編集画面から)。
後は設定項目に従い進めていくだけ。設定が完了したらURLをコピーし、打ち合わせしたい人にそのURLを送るだけです。

これはどういう仕組みかというと、Notiaと同じようにGoogleカレンダーとHubSpotが連携しています。
そのため相手に日時を選んでもらったら、その日時が自動的に自分のGoogleカレンダーに登録されます。

またそれだけでなく、HubSpotのミーティング上でOKとした時間帯でも、Googleカレンダーに予定があれば、相手はその時間帯を選べないようになっています。
自分でいちいち予定の衝突を気にしたり、カレンダー上で「MTG候補日」のように手動でブロックしておかなくてよいのはかなり便利ですね!私もこのミーティングツールは愛用しています!

そしてHubSpotはCRM機能も備えていますので、この打ち合わせのログはそのままCRMのデータベースに記録され、「いつ、誰が対応したか」というのを常に確認できるようになっています。

4. 日程調整に特化した高機能ツール biskett

最後にご紹介するのはbiskettです。これだけ基本使用も有料(14日間の試用期間あり)なのですが、日程調整に特化したツールということもあり、機能はかなり豊富で、かゆいところにまで手が届く感じです!

アカウントを作成したら最初からテンプレートが用意されているので、これをそのまま利用しても良いですし、ちょっと修正して使用する、または全く1から作成することももちろん可能です。
これも原理的にはHubSpotのミーティングツールと同じでGoogleカレンダーと同期しています。
動画にて、ざっと使用感をご紹介します!

まとめ

以上、ビジネスのアポイントメントに使える4つの日程調整ツールをご紹介しました!
どれも少しずつ動作環境やできることが異なっているので、ご自身の状況や、使いたいレベル感に合わせてチョイスしてみてください!
もしHubSpotを選択されて、

  • 「使い方がわからない」
  • 「効率的な使い方を教えて欲しい」
  • 「導入支援をして欲しい」

などの悩みがありましたら、お気軽にご相談ください!

おまけ

今までビジネスの話でしたが、プライベートでの飲み会の調整には調整さんを、旅のしおり作成には行程さんを愛用しています!

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