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いつもテンプレート通りのメールになってしまう人へお伝えしたい!英文メールの書き方のコツ

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いまや実に6割の人がモバイル端末でメールを読む(eMailmonday– “the Ultimate mobile email stats” (2018) )と言われています。ビジネスメールのスタイルも以前に比べ、より簡潔でカジュアルなものに変わってきているように感じます。今回は、「メールを書くのに1時間かかってしまった…」「いつもテンプレート通りの表現しかできない」「メールが長い、わかりいづらい」といったお悩みを解決するコツを、いくつかご紹介しましょう。

Eメールの書き出しにバリエーションを

英文メールを、いつも Dear XXXで始めていませんか?初めてコンタクトする相手やお客様向けのフォーマルなメールであれば Dear が安全ですが、近しい間柄では、 Hello や Hi [First Name] のようにフレンドリーな書き出しも使ってみましょう。迷った時のオススメの技は、相手の挨拶文をオウム返しに使うことです。

Eメールの書き出し代表例:

Dear [First Name],
Dear Mr./Ms. [Last Name],
Hello,
Good morning/afternoon,
Hi,
Hi there,

1件につきトピックは1つ

原則的にメール1件につき、1つのトピックに限ることをおすすめします。特に件名は、一目見てそのメールの趣旨がわかるように書くと、後から読み返したり、検索するのに便利です。

良い件名の例:

Invitation to the gallery opening reception on May 3
Reminder: Upcoming system update (March 15-16) Important: Sales meeting rescheduled on Friday
Urgent: Inquiry about the product availability (need answer today)

複数の用件・依頼は箇条書きで効率よく

どうしても複数のトピックをまとめて送る必要がある時は、箇条書きを活用して要点を簡潔にまとめましょう。

<Before>
Thank you for your application for our Sales Manager position. We found your profile very interesting and would like to proceed with the interview. Prior to the interview, we would like you to send your latest CV and a summary of your relevant experiences. Also, please provide us with your references if you have any. Lastly, please let us know when you are available for an interview at your earliest convenience.

<After>
Prior to the interview, could you provide us with:
・your latest CV
・a summary of your relevant experiences
・your references (optional)
・earliest possible date for an interview

“Could you~:” や “Please~:” のコロン(:)の後に箇条書きで内容を列挙するだけで、「以下の・・・をしてくれますか?」という便利な表現の完成です。

結論を先に

日本語で無意識に文章を書くと、多くの人が慣れ親しんだ「起承転結」の順に文章を構成しがちですが、英語、特にビジネスメールでは “Conclusion Comes First”(結論を先に)を心がけましょう。

<Before>
Thank you for your first draft.  I sent it to the client and they liked it very much. I received some feedback from them. They said they like the contents of the second paragraph but it is a little too long for the space. So, could you rewrite the second paragraph to make it about 50 words shorter?
初稿をお送りいただき、ありがとうございました。 お客様にお送りしたところ、とても気に入っていただけました。いくつかフィードバックがあります。第2段落の内容は気に入っているのですが、紙面に対してやや長いとのことです。第2段落を50ワードほど短く書き直していただけますでしょうか?

<After>
Thank you for your first draft. I would like to ask you to make a minor adjustment based on the client feedback. Could you make the second paragraph about 50 words shorter without changing the contents? The client likes your article very much; this is simply due to the limitations of space.
初稿をお送りいただき、ありがとうございました。 お客様のフィードバックをもとに軽微な修正をお願いします。第2段落を、内容を変えずに50ワードほど短くしていただけますでしょうか?内容はお客様に大変気に入っていただけているのですが、紙面の都合上お願いする次第です。

リライト前の英文では、肝心の依頼内容が文章の最後でようやく述べられています。一方、リライト後の英文では、まず初めに依頼内容の概要を簡潔に述べ、それから詳細な指示を書き加えています。お客様の心情や背景事情など、指示に直接関係ない内容は最後に持ってきます。英語では、重要な情報から先に述べる、と覚えておきましょう。

おわりに

いかがでしたか?日本人の感覚では「素っ気ない」「失礼」と感じるかもしれませんが、英語のビジネスメールでは、長々と丁寧に書くよりも、簡潔に伝えることが貴重な相手の時間に対する敬意と考えましょう。

 

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